Uitdaging
Digitale transformatie notariaat
In het hart van het prachtige Twente staat een notariskantoor voor een belangrijke uitdaging: de digitale transformatie. In een tijd waarin kunstmatige intelligentie (AI) en online notarisdiensten snel opkomen, is het waarborgen van bestaansrecht cruciaal. De notaris ziet de kansen, maar is zich ook bewust van de uitdagingen. Hoe kan het kantoor zich aanpassen en groeien in een digitale wereld zonder de menselijke maat uit het oog te verliezen?
Hoewel de medewerkers hard werken en zeer bekwaam zijn, is het digitale DNA van het kantoor nog niet volledig ontwikkeld. De notaris maakt zich zorgen over de digitale vaardigheden binnen het team en de dreiging van cyberaanvallen. Tegelijkertijd staan essentiële innovaties zoals de Digitale Oprichting B.V., Digitale Cliënt Identificatie en verschillende AI-tools voor de deur. Deze moeten zo snel mogelijk geïmplementeerd worden. “Er komt zoveel op ons af waar wij geen verstand van hebben,” aldus de notaris. Met ambitieuze plannen om de zakelijke markt te bedienen, het kantoor anders te positioneren en uit te breiden naar een landelijke dekking, is de urgentie om actie te ondernemen hoog.
Actie
Praktisch transformeren
Om deze uitdagingen aan te pakken, kiezen we voor een top-down en bottom-up benadering. Dit betekent dat we direct actie ondernemen om de ICT-infrastructuur te optimaliseren en de risico’s op het gebied van informatiebeveiliging te verkleinen. Tegelijkertijd ontwikkelen we een strategie en stellen we doelen vast die de basis vormen voor de digitale transformatie. We passen de Kundig 4-Dimensie Methode toe, waarmee alle aspecten van de bedrijfsvoering worden meegenomen: Klanten & Dienstverlening, Processen & Organisatie, IT & Applicaties en Mens & Patronen.
De eerste stap is het op orde brengen van de basis. De implementatie van de KNB-gedragscode is hierbij een belangrijk uitgangspunt. Een ICT-leverancier wordt geselecteerd onder strikte voorwaarden: alle actiepunten van de Gedragscode moeten worden afgevinkt, de leverancier draagt volledige verantwoordelijkheid voor ICT, security en de leeromgeving. Er wordt een vaste prijs afgesproken voor de migratie en implementatie. Kundig voert het IT-projectmanagement en richt een leeromgeving in om medewerkers te trainen in digitale vaardigheden en security. Daarnaast richten we ons op de implementatie van de Digitale Oprichting B.V. en Digitale Cliënt Identificatie. Dit sluit aan bij de wens van de notaris om zijn marktgebied uit te breiden. Samen met een medewerker analyseren we workflows en processen om ze te optimaliseren. Kundig instrueert het communicatiebureau om de strategie te verwerken in een communicatieplan. De webdesigner wordt gevraagd om functionaliteit en merkbelofte samen te brengen in een nieuwe website.
Om de medewerkers kennis te laten maken met de mogelijkheden en het gebruik van AI, implementeren we een aantal tools in de backofficeprocessen voor de invoer, opmaak en afwerking van akten, zodat zij vertrouwd raken met het gebruik en de mogelijkheden ervan gaan inzien. Vanwege aankomend verlof en pensioen gaan we een samenwerking aan met een partner om bepaalde taken al dan niet tijdelijk uit te besteden.
Resultaat
Onafhankelijk en toekomstbestendig
Dankzij de samenwerking met Kundig heeft het notariskantoor voorkomen dat het voor elke specialisatie afzonderlijke experts moest inhuren of afhankelijk werd van externe partijen. We hebben het kantoor onafhankelijk en toekomstbestendig gemaakt. Na de digitale transformatie, inclusief de implementatie van cloudoplossingen, security en de gedragscode, is het notariskantoor klaar voor verdere groei. De nieuwe website combineert functionaliteit, klantgerichtheid en een moderne aanpak. Bij drukte kunnen werkzaamheden flexibel worden uitbesteed, waarbij externe medewerkers naadloos worden geïntegreerd in de interne systemen.
De veranderingen op een rijtje:
- Betere aansluiting op klantbehoeften: Digitale processen maken je diensten klantgerichter en efficiënter.
- Verhoogde digitale vaardigheden van medewerkers: Wij begeleiden medewerkers stap voor stap in het ontdekken en toepassen van innovatieve tools, wat zorgt voor efficiënter werken en meer werkplezier.
- Verhoogde productiviteit met hetzelfde team: Procesoptimalisatie verlaagt de werkdruk, waardoor je met hetzelfde team meer werk kunt verzetten zonder extra personeel aan te nemen.
- Concurrerend voordeel: Door tijdig te digitaliseren, blijf je voorop lopen ten opzichte van je concurrenten.
- Verhoogde flexibiliteit en adoptie van technologie: Dankzij de integratie van nieuwe technologieën kunnen teams sneller inspelen op veranderingen in de markt.
"We hebben de audit van de KNB met vlag en wimpel doorstaan, de auditor was onder de indruk van ons werk."
De medewerkers hebben de digitale veranderingen omarmd en zijn proactief bezig met het optimaliseren van processen en het inrichten van de workflows. Het kantoor heeft zijn persoonlijke en wendbare karakter behouden, terwijl andere kantoren wellicht voor fusies kiezen om uitdagingen het hoofd te bieden. Kundig heeft bijgedragen aan een solide digitaal fundament, waardoor dit notariskantoor klaar is om het verschil te maken in een dynamische markt.
“We zijn nu klaar voor een toekomst waarin technologie het notariaat écht versterkt!”
Over Kundig
Met een flinke dosis ondernemerschap en IT-expertise staan we klaar om op elk niveau te schakelen. Als non-equity partners helpen we jouw organisatie toekomstbestendig te maken, ook voor het MKB. Geen dure plannen, maar directe actie en resultaat. Het Kundig Team neemt het voortouw en, waar nodig, gebruiken we ons netwerk om snel en vakkundig een product of applicatie te ontwikkelen. We werken op projectbasis voor een vast bedrag per fase. Jij bepaalt waar je ons voor wilt inzetten, voor hoe lang en wat je zelf kunt doen. Ons team is veelzijdig en praktisch, waardoor we de kosten laag houden.
