Succes Case
Toekomstbestendig Notariskantoor
In het prachtige Twente staat een notariskantoor voor de uitdaging van digitale transformatie en het waarborgen van bestaansrecht in tijden van AI en online notarisdiensten.
Uitdaging
De notaris/eigenaar maakt zich zorgen over de digitale vaardigheden van zijn medewerkers om de uitdagingen aan te gaan. De medewerkers werken hard en zijn zeer bekwaam. Echter, het digitale DNA moet nog verder ontwikkeld worden. Naast deze uitdagingen bestaat het gevaar dat het kantoor vroeg of laat gehackt zal worden. De Digitale Oprichting B.V. en Digitale Cliënt Identificatie moeten ook geïmplementeerd worden. “Er komt zoveel op ons af waar wij geen verstand van hebben.” De notaris heeft mooie ambities. Focus op de zakelijke markt, zijn kantoor en dienstverlening anders positioneren en het marktgebied uitbreiden tot heel Nederland.
Oplossing
Bij deze opdracht gaan we top-down en bottom-up te werk. Dat betekent dat we direct actie ondernemen om de ICT-infrastructuur op orde te brengen en de risico’s op het gebied van informatiebeveiliging te verkleinen. Tegelijkertijd stellen we de strategie, het innovatieniveau en de bijbehorende doelen op om een solide basis te leggen voor de digitale transformatie. Om ervoor te zorgen dat alle onderdelen van de bedrijfsvoering worden meegenomen, hanteren we het Kundig 4-dimensiemodel als checklist.
Voordat we de strategische keuzes kunnen maken gaan we eerst aan de slag om de basis op orde te krijgen. Onder andere de implementatie van de KNB-gedragscode. Hieruit selecteren we een ICT-leverancier die onder de volgende voorwaarden aan de slag gaat:
Na de migratie en implementatie zijn alle actiepunten van de Gedragscode behandeld en afgevinkt.
De ICT-leverancier is contractueel volledig probleemeigenaar van de ICT, security en leeromgeving en blijft betrokken bij de Gedragscode.
We spreken een vaste prijs voor migratie en implementatie af, zonder meerwerk.
De contractstermijn is van korte duur en wordt niet automatisch verlengd, waardoor ook de ICT-leverancier scherp blijft.
Kundig voert het IT-projectmanagement en richt een leeromgeving in voor het trainen van medewerkers in security en digitale vaardigheden. Vervolgens richten we ons specifiek op de implementatie van De Digitale Oprichting B.V. en Digitale Cliënt Identificatie omdat dit bijdraagt aan de wens van de notaris om zijn marktgebied te vergroten. Kundig geeft het communicatiebureau een briefing om de strategie en positionering te verwerken in een communicatieplan. De webdesigner krijgt de opdracht om functionaliteit en merkbelofte te verenigen.
Resultaat
Door het Kundig team in te schakelen voorkomt het kantoor dat het voor elke specialisatie of onderwerp afzonderlijke experts moet inhuren of volledig afhankelijk is van leveranciers. We hebben het notariskantoor feitelijk onafhankelijk en toekomstbestendig gemaakt. Na afronding van het digitale transformatietraject en de implementatie van de cloud, security en leeromgeving is de notaris klaar om verder te groeien. De nieuwe website is het eindproduct waar functionaliteit, klantgerichtheid en nieuwe aanpak samenkomen.
“We zijn nu klaar voor een toekomst waarin technologie het notariaat écht versterkt!”
Terwijl andere notariskantoren wellicht kiezen voor fusies om kosten en uitdagingen te delen, behoudt dit kantoor zijn innovatieve en wendbare karakter. Kundig heeft hiermee bijgedragen aan een onafhankelijk notariskantoor met solide digitaal fundament dat het verschil kan maken in een onstuimige markt.
Hoe doen wij het?
Met een flinke dosis ondernemerschap en expertise in IT en technologie schakelen we op elk niveau en in elke situatie. Als de bestaande middelen niet voldoen, vullen we deze aan met ons Kundig Team. Met een ondernemende start-up mentaliteit vermijden we tijdverspilling aan oude patronen en belemmeringen. We zetten de beschikbare middelen in waar ze het meest effectief zijn om snel resultaten te boeken. Het Kundig Team neemt de leiding en waar nodig zetten we ons netwerk in om snel en vakkundig een product of applicatie te ontwikkelen.
